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経理の仕事内容を知っていますか?ベテラン経理が要約して解説【初心者】

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経理の仕事内容を知っていますか?ベテラン経理が要約して解説【初心者】

考えている人
経理ってどんな仕事をしてるんだろ?気になるから教えて欲しいな。

 

その問いに回答すると・・・

「ルーティン業務が多いです!」
「なのでミスは許されません!」

 

本記事の内容

ポイント

日次業務の紹介
月次業務の紹介
年次業務の紹介

 

わたしは、経理を15年ほど経験してます。

 

経理業務は、外から見ると「楽そうだな」と言われます。たしかに外回りをしている人に比べると、肉体的には楽かもしれません。しかし、ずっと座っているので、お尻が痛くなります。わたしは何回かお尻を痛めました・・・

 

人それぞれの捉え方で変わります

経理業務は後ほど紹介しますが、業務スタイルはデスクワークがほとんどです。これが辛いという人は「経理はいやだ!」と感じ、このスタイルが仕事がしやすいという人は「心地よく」感じるでしょう。

 

「経理業務はパソコンに向かって、毎日何かの作業をしている」というイメージが多いかもしれません。確かにパソコンに向かっている時間がほとんどですが、ずっと同じ業務をしているわけではありませんよ。

 

経理業務は大きく「3つ」に分けれるので、それぞれ紹介していきますね!



1.日次業務(要約)

日次業務

かなえもん
まずは毎日の経理業務を紹介します!

毎日行なっている業務

ポイント

預金合わせ
未入金の債権報告
支払手続き
勘定科目内訳書の更新

1-1.預金合わせ

会社によって様々ですが、預金合わせは口座数が多いと面倒な業務になります。

 

過去の取引から預金口座が多かったり、使用目的によって預金口座を持っている会社もあります。そうなると、資金が各口座で不足しないように調整したり、仕訳伝票を分けたりするので、手間になります。

 

ほどんどの会社は、メイン口座はネットで入出金を見れるようにしているので、預金は毎日合わせています

1-2.未入金の債権報告

入金報告は、社内入金社外入金で分けられます。

 

社内入金:支店や、店舗から入金管理

「社内からの入金であれば、管理する必要はないのですは?」と思うかもしれませんが「入金をするのを間違えた」「入金額を間違えた」という事があります。社外には送金額を間違ったら信用に関わるので、間違えないように準備しますが「社内なら調整できる」という心理で、若干緊張感がないです・・・

社外入金:取引先からの入金が管理

「取引先からは請求書発行したら、勝手に入金されてくるのでは?」と思うかもしれません。ほとんどの取引先は入金をしてくれますが稀に「入金をしてくれない取引先」が現れます。単純に取引先にお金がない場合がほとんどで、ないものは入金してもらえません。

 

社外入金の場合は、こうなれば「一括で入金は難しい」ので「分割で入金」をしてもらうなどの交渉をします。交渉に応じた場合でも、入金をしてくるか油断ができないので、入金予定日に入金がなければ、交渉をした担当者に連絡をして、いつまでに入金をしてもらえるかを再調整します

 

債権回収は、本当に大変な業務です。最悪の場合は弁護士を巻き込んで解決することになるので、取引の最初に与信を調べて、安定している会社がどうかを確認します。

1-3.支払手続き

大き会社であれば、財務部門が担当したりしますが、経理が担当している会社も多いです。

 

支払手続きは、本当に責任重大です。支払いを一度でも遅れると、信用がガタ落ちするので、担当者にも申し訳がないです。

 

20日や月末に、取引先に支払う事が多く、手続きはCSVファイルを使って、金融機関のサイトにインポートをします。一件一件支払い手続きをしている会社は、ほとんどないと思います。

 

わたしは過去に、アルバイトの給与の送金を失念していた事があり、アルバイトの人にとても迷惑をかけてしまいました。給与の支給漏れは、労働基準法違反でもあるので、送金の中で一番緊張します。

1-4.勘定科目内訳書の更新

あまり聞き枯れないかもしれませんが、法人税の申告書を提出するときの資料として、勘定科目内訳書があります。

 

内容は、売掛金や買掛金の相手先をまとめる資料です。これがないと、税務署は決算書を見ると合計数値しかわからないので、反面調査の資料として使えないからです

 

なぜ毎日、勘定科目内訳書を更新するか?

なぜ毎日、資料の更新をするかというと、毎日更新する事で、入金がされてないことに気付いたり、仕訳の入力が間違ってた場合に、気付けるからです。基本的には、買掛金や売掛金はマイナスになる事がないので、相手先ごとでマイナイになっていた場合は、処理が間違っていることに気付けます。

 

本来であれば、仕訳の段階で間違いを見つけるのがベストですが、不思議な事ですが、仕訳を見ると、ほとんどが正しいように見えてしまうのです・・・


2.月次業務(要約)

月次業務

かなえもん
毎月発生する、重要な数値作成の手順を紹介しますね!

月初から10日ごろの業務

ポイント

請求書発行
売上計上
仕入、経費計上
人件費計上
部門振替

2-1.請求書発行

請求の発行は、多くの場合は経理部門がしています。たまに、担当者ごとに請求書を発行したりしますが、管理が難しくなるので、おススメできません。売上管理ソフトを使う場合がほとんどで、請求書のもとになるデータをインポートして、請求書を作成します。

 

会社によりますが、登録されたデータをもとに、紙で発行して先方に送付します。最近では、データ化してメールで添付する場合が多いです。その場合は、売上ソフトにメール機能が備わっている事が多いので、相手先のメールアドレスを登録して、メールの文章はテンプレ化したものを使用して、送付する事ができます。

 

イメージとしては、売上管理ソフトにインポートするための「データ作成」に時間をかけて、あとは売上管理ソフトにインポートをして、自動で請求書を送付する感じです。

2-2.売上計上

売上管理ソフトにデータをインポートできれば、売上計上をするための、基礎資料は揃いました

 

つぎは、会計ソフトにインポートするためのデータが必要になるので、売上管理ソフトから、データをエクスポートします。そのエクスポートしたデータを加工して、会計ソフトにインポートして、売り上げを計上する会社がほとんどです。

 

毎月必ず発生するフローなので、手入力をする時間はもったいないです。

2-3.仕入、経費計上

仕入と経費は、取引先から発行された請求書をもとに、計上します。取引先から発行される請求書が紙の場合は、言葉を選ばなければ「地獄」です。

 

何十部門がある会社であれば、部門ごとに請求額を分ける必要があるので「手で分ける」ことになります。支払いのデータも「手で更新」する必要があります。

 

 

それができると、仕入と経費の発生から支払いにかけて、同じデータを使用するので、支払い漏れがなくなります

2-4.人件費計上

給与額は、人事が勤怠システムから「給与台帳」をエクスポートするので、そのままデータをもらいます。

 

 

そのエクセルの給与台帳をもとに、金融機のサイトにインポートができるように、変換します。会社によっては、千人単位の支払いが発生するので、手で対応するのは不可能です。

2-5.部門振替

「部門振替をするなら、最初のデータからすればいいのでは?」と思うかもしれませんが、最初のデータを加工すると、根拠資料としての効力が弱くなり、間違いが多くなります

 

収支報告を作成した後に、各部門の人たちから質問が来ます。「なんでこんなに人件費が発生しているの?」「仕入れの金額が多いけど?」など様々な質問です。

 

質問の内容を確認する時に、経理部門の人は、会計ソフトの元帳を確認します。その時に、一番最初のデータから部門振替の数値を反映していると、純額で登録されるので、説明ができません。

 

一番最初のデータと、部門振替を別で仕訳で登録することで、会計ソフトの元帳を見た時に、それぞれの数値と内容が確認できるので、質問に回答する事ができます。

 

仕訳を入力するときのコツとして「一つの金額にいろいろな内容を集約して、仕訳の行を減らす」のではなく「請求書単位で仕訳を登録して、その後の修正は、別で仕訳を登録」して、流れを追えるようにした方が良いです。



 3.年次業務(要約)

決算業務

かなえもん
1年の締めくくりの業務を紹介しますね!

年次業務=決算期の業務

ポイント

決算整理仕訳
税金計算
申告書提出
株主総会資料作成

3-1.決算整理仕訳

決算の時に必要な仕訳は、たくさんあります。

・費用を支払いベースから発生ベースに変更。例えば給与が25日締めの場合は、26日から月末までの費用を計上する

・回収見込みがない、取引先からの債権を見積もって、費用計上する。

・賞与の金額を確定するために、利益の見込み額から計算をする。

・貸借対照表の区分の変更。「一年以内」になくなるものと、「一年を超えて」なくなるものを、細かく分類する。

 

他にもたくさんありますが、一年間の締めくくりとして、税金計算するための利益を計算します。ここで費用の過大計上などがあると、税務調査で指摘されるので、年度末は間違いが許されません

3-2.税金計算

決算整理仕訳を入力した後に「会計上の費用」「税法上の費用」で、調整が必要な取引があれば、調整をした後に、法人税の金額を算出します。

 

この業務は、税理士事務所に依頼している会社も多いです。しかし、理解していると、どういった取引をすれば節税になるかがわかるので、経理業務の中でも価値のある業務です。

3-3.申告書提出

税金計算が確定して、税務署などに提出資料が確定した後は、その計算根拠を纏めて税務署に提出します。

 

現在は電子申告が主流なので、ソフトを使って申告期日までに必要書類を揃えて提出します

3-4.株主総会資料作成

1年間の業績報告と、今後の業績見込みを株主に発表するために、株主総会が開かれます

 

社長が100%の株式を持っている場合は、資料だけ作って開催をしたことにする場合もありますが、そうでない場合は、プレゼン資料を作ったり、その他の配布資料を作る必要があります

 

経理業務をかなり簡単に、説明をしました。詳しい経理業務は、また後日紹介します。


4.経理業務のまとめ

かなえもん
それでは、紹介した経理業務を、まとめますね!

1.日次業務(要約)
1-1.預金合わせ
1-2.未入金の債権報告
1-3.支払手続き
1-4.勘定科目内訳書の更新
2.月次業務(要約)
2-1.請求書発行
2-2.売上計上
2-3.仕入、経費計上
2-4.人件費計上
2-5.部門振替
3.年次業務(要約)
3-1.決算整理仕訳
3-2.
税金計算
3-3.申告書提出
3-4.株主総会資料作成

経理業務の定番はこんな感じになります!書いてみると少ないですが、一つ一つが「仕組み化」が出来ていないと、無駄に時間がかかってしまいます。

 

最初のうちは、無駄に時間をかけましょう!

最初のうちは、どんな作業が「無駄」になるか「上手く」いくか、分からないものです。最初から「上手く」仕事をしていても、どこかで必ず失敗をします。

 

「経理あるある」です

経理業務は、その会社で独自の資料を作成していたります。さらに作業が分担されていると、経験者でも全体像は掴みにくいものです。これの解決策は「疑問があれば、聞きまくること!」です。これを怠ると、時間と信頼を失うので気をつけましょう。

 

知らず知らずのうちに、勘違いした理解で業務を進めて、あとで注意されるのはヘコむので、「聞きまくる」ことを頭に入れて、仕事に慣れていきましょう!

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