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【仕事で自己実現】経理で業務目標を設定する方法をベテラン経理が解説【会社で働く未来をイメージしよう】

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この記事を書いた人

筆者

 

かなえもん
目標設定は自己成長するにはとても大事で、目標があるから頑張れます。

適当な目標設定はダメです。成果を出せる方法を解説しますね!

 

この記事では、会社で目標設定を立てるときのコツだけでなく、資格を取得するなどの目標設定をした時の考え方も解説をします。

 

例えば、目標を残業時間を少なくする事にしたとします。

 

「なぜ残業時間を少なくするんだろう?」と考えて、それは自分の時間を増やして「自己投資の時間」「趣味の時間」「仲間との時間」などの大事な時間を過ごすためです。

 

あくまでも残業を少なくすることは「手段」であり「目的」ではない事を理解しましょう。目標を立てて、成功体験を積んで自信をつけましょう!

 

今回は次の4つの流れで解説をします。

step
1
なぜ目標を立てるか?

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2
目標を立てるツール

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3
目標を立てるステップ

step
4
目標設定の具体例

 



なぜ目標を立てる必要があるか?

何故目標を立てるか

「目標立てるのは面倒だから、適当に決めるか」と考えてはいけません。目標を達成できなかった時は評価が下がる可能性があるので、高い目標は立てにくいです。

 

HRBrainが一般社員600人を対象に行ったアンケート調査で、約78%の社員が「その場しのぎで目標設定をした事がある」と回答しました。
目標を立てる
出典:HRBrain

 

この数字から見て分かる通り、多くの人は「その場しのぎで目標を設定した事がある」と考えれます。わたしも、会社が形式的に目標設定している時があったのですが、その時は達成できる無難な目標を決めてしまいました。

 

しかし、多くの会社が何かしらの課題を持っていて、あなた自身も目標を設定する事で、仕事を通して成長する事ができます。

 

過去を思い出してみましょう
あなたは今までで「あの時勉強しておけばよかったな」「あの時もっと遊んでおけばよかったな」と思うことはありませんか?「あの時に戻れるなら戻りたい」そう思った時は、1年後のあなたを想像してください。

 

「目標を明確に考えてなかった」「どうせやるなら、ちゃんと考えればよかった」と後悔をした時は「あの頃に戻れるなら戻りたい」と強く思います。

 

そう考えると、いま目標を立てないことは、後悔するかもしれないのです!目標を立てることは、そんに時間がかかる事ではないですよね。

 

前置きが長くなりましたが、まずは、目標を立てることによる、会社側のメリットと個人のメリットを解説します!

会社側のメリットを考える

会社側のメリットは「会社の方向性と、従業員の方向性の関連性を取ること」です。

 

常に会社の方向性や価値観を発信している会社は少ないです。従業員はこんなことを感じています。

①会社理念がない

②会社が何を目標にしているのかわからない

③従業員が会社に愛着がわかない

④仕事に真剣に取り組めない

 

部活動でも、顧問が目標を設定してくれずに野放しにしてくると、楽な時間は過ごせますが記憶に鮮明に残る経験はできません。

 

従業員にとって、会社の中で「頑張りたい!」と思う事ができるのは、会社が正しい方向性を示してくれた時です。

 

最高の形は「①会社が方向性を示してくれる」→「②従業員も同じ方向性の目標を立てる」→「③従業員の目標が明確にる」→「④社内が活気に満ち溢れる」です。

個人のメリットを考える

個人のメリットは「成長する機会を作れる」ことです。

 

目標を達成できなくても「次は頑張ろう」で終わるかもしれません。しかし、あなたが「これを目標にします!」といった事を達成できないのは、あなたの自信を失うかもしれません。

 

目標が達成できると、あなたの自信になり、次は「新しい目標」に挑戦する事ができます。あなたが今後も「スキルを身につけたい」という向上心があるのであれば、目標を設定して、達成する事に大きな意味があります。

筆者の体験談を解説

ここで、わたしが過去に作成した目標について紹介しますね!最初に成長できた目標は「業務マニュアルの作成」です。

 

担当した業務に業務マニュアルがなく、すべて口頭で引き継ぎが行われていました。口頭で引き継ぎをしてしまうと、話す人の能力によって、業務を引き継ぐ人の理解が変わってしまいます。

 

さらに、引き継がれた内容を自分流に変えてしまって、当初の目的がわからない資料もありました。

 

マニュアルを作成するしかない!
そこで私は、担当している業務について全て業務マニュアルを作成して、マニュアルをみれば誰でも業務ができるようになりました!のちに解説しますが、目標設定の方法として「SMART」があります。当てはめてみますね。

 

SMARTに当てはめる

[S]業務マニュアルを作成して、誰でも同じ結果が残せるように仕組みを作る

[M]業務マニュアルの精度が高ければ、質問なしで業務を進める事ができる

[A]その業務を初めて見る人に、業務マニュアルを見てもらう

[R]文章だけで、だれでも熟練者と同じ結果が出せる

[T]1年という期間を目標とする

 

1年後には業務マニュアルを作成して、新しい人に引き継ぐ時はそのマニュアルを見てもらいました。その結果、口頭の引き継ぎは不要になりました。

 

ある程度仕事ができてくると、業務マニュアルを無視して、その場の状況で判断する事があります。

 

その結果、過去と同じ事象が起きているのに違った判断をしている事があります。それが判明した時点で、過去を思い出して、資料を作り直す、といった作業は非常に時間がもったいないです。

 

慣れてくると、基本を忘れてしまうので、基本を思い出せるツールは必要だと感じました!


目標を立てる3つのツール

目標を立てる3つのツール

目標を立てる重要性は、経営学者であるP・F・ドラッカー氏が次のように発言しています。

何もかもできる組織はない。金があっても人がいない。優先順位が必要である。あらゆることを少しずつ手がけることは最悪である。いかなる成果もあげられない。間違った優先順位でも、ないよりはましである。
〜〜P・F・ドラッカー〜〜

 

組織は目標を設定して優先順をつけていく事が重要です。それでは、目標設定のツールを解説しますね!

ツール1:OKR

「OKR」とは【Objective and Key Result】の略称です。日本語では「目標」と「主要な結果」と訳されます。

 

会社・チーム・個人の目標を連動させやすい
「OKR」のメリットは、会社・チーム・個人の目標を連動させやすいという点にあります。名前の通り、目標(Objective)と成果指標(Key Results)の2点を設定し運用をすることで、個人のパフォーマンスと組織のパフォーマンスを連動させます。

 

少し背伸びしたギリギリの目標を設定することが重要です。数値としては、最終的な達成割合が60%から70%程度になるような目標設定が理想とされています。

 

目標達成した時にこれ以上に高い数値が実績として出てくる場合は、大前提である「少し背伸びしたギリギリの目標」の設定が出来ていないということになります。

 

「OKR」は、Google社で使っていました。目標に向けてみんなが真剣に取り組むために、それぞれの目標を見られるように公開をして、目標に対して高い意識を持つ取り組みをしています。

 

スンダー・ピチャイの目標例

1年目:Chromeブラウザのユーザー数を2,000万人に設定をする
2年目:Chromeブラウザのユーザー数を5,000万人に設定をする
3年目:Chromeブラウザのユーザー数を10,000万人に設定をする

 

この例は、Google社のCEOスンダー・ピチャイが過去に掲げた目標を例にしています。彼は2008年〜2010年にChromeのユーザー数を目標にしました。

1年目(2008年)の目標:2,000万人
結果は1,000万人未満

2年目(2009年)の目標:5,000万人
結果は3,700万人

3年目(2010年)の目標:10,000万人
結果は11,100万人

 

これは、最後に目標が達成できたから良いのではなく、注意深く正しい目標を選び何年もそれを追い続けた事です!

 

OKRの詳しい解説は、TEDの>>Why the secret to success is setting the right goals | John Doerrで解説されています。100万回生を超える人気の動画ですよ。

ツール2:KPI とKGI

「KPI」は【Key Performance Indicators】の略で「重要業績評価指標」と呼ばれています。

 

分かりやすく説明すると、組織の達成目標(売上高など)に対して、目標達成度合いを評価する評価指標です。目標達成に向けたプロセスにおける達成度を把握し評価するための「中間目標」として非常に有効なのが「KPI」です。

 

KPIを適切に設定することで目標が明確になり、チーム内の方向性が統一されます。「KPI」を設定しておくことは、後に控える最終目標達成のための重要な要素なのです。

 

似た単語で「KGI」があります。【Key Goal Indicator】の略で「重要目標達成指標」と呼ばれています。

 

 KPIとKGIの違い

「KPI」→「中間目標」:目標を達成するための過程

「KGI」→「最終目標」:ゴール

まずは「KGI」を決定し、その「KGI」を適切に分解して、戦略としての「KPI」を定める必要があります。

 

簡単な例え

KGI:早く帰れるようにする、残業時間を月40時間→20時間にする
KPI:ダブり作業が多いので無駄をなくす

数値を含んだ目標が良いです。目標を決めたら一つ一つの無駄な作業を洗い出してなくしていきます。

ツール3:SMART

「SMART」はそれぞれの頭文字を5つのポイントとして表しています。

①Specific「具体的、分かりやすい」を意味

②Measurable「計測可能、数字になっている」を意味

③AchievableまたはAttainable「同意して、達成可能な」を意味

④Relevant「関連性」を意味

⑤Time-bound「期限が明確、今日やる」を意味

これら5つの要素は、目標を達成するためにそれぞれの頭文字を取った言葉です。

 

SMARTの法則は、目標達成の精度を格段に高めてくれる力を持っています。SMARTの法則を知っておくと、目標設定や目標達成に活用できます。

 

簡単な例え

[S]業務マニュアルを作成して、誰でも同じ結果が残せるように仕組みを作る

[M]業務マニュアルの精度が高ければ、質問なしで業務を進める事ができる

[A]その業務を初めて見る人に、業務マニュアルを見てもらう

[R]文章だけで、だれでも熟練者と同じ結果が出せる

[T]1年という期間を目標とする

この目標を設定して、1ヶ月単位で振り返りをすると見違える早さで仕事ができるようになります。多くの仕事は手直し時間で業務時間が長くなるので、正しいマニュアルが作成できれば業務時間を短縮できます。


目標が決まる3つのステップ

目標が決まる順番

目標と立てる時は順番が重要になります。「会社の目標」と「個人の目標」が違っていれば評価されないからです。目標を達成できればあなたは成長しますが、やるからには会社に評価されたいですよね。

 

【1.なぜ目標を立てるのか?】で解説した「会社の目標」と「個人の目標」の関連性を解説します。

1:会社全体の目標が決まる

まずは「会社全体の目標」を決めてもらう必要があります。

 

先に個人の目標を設定しても、あとで会社の目標を決めて方向性が違った場合は、再度個人の目標を設定し直す必要があります。個人の目標で「教育訓練の強化」としているのに、会社が「教育訓練費の削減」を目標にしてしまったら、相反してしまいます。

 

会社の目標が、あなたにとって理解し難いものになるかもしれません。しかし、会社の目標を変える事は従業員では難しいのです。入社して間もないのであれば、会社の目標を信じてみるのが良いですよ。

 

目標を決める期間が終わって、あなたが納得ができなければ、上司に相談をして意見を伝えましょう。

 

会社は従業員とは違う視点で仕事をしているので、方向性が違う事があります。方向性が違うことが多くなった場合は、あなたの考えに近い会社はたくさんあるので、転職を考えるのも良いです。

2:各部署の目標が決まる

会社の目標が決まった後に、各部署の目標を設定します。まだ、個人の目標を決める段階ではありません。

 

 部署の責任者の考えが重要になる
会社の目標と同じく、各部署の責任者が「部署の最適化」を考えているので、その考えを元に個人の目標を設定する必要があります。

 

個人の目標で「書類の電子化」を考えていても、上司がその目標を同じ部署の違う人に設定したいと考えていた場合、どちらかが譲らなければなりません。

 

上司の場合は多少の融通は聞きますが、あなたの意見が通らない事があります。上司の考えがあなたにとって納得できなかった場合、今後の関係性に影響が出ます。上司は従業員と違う視点で部署全体のことを考えているので、上司の考えを受け入れてみるのが良いです。

 

ただ、今後も報告性が違う事が多くなった場合は、あなたの考えに近い会社はたくさんあるので、転職を考えるのも良いです。

3:個人の目標を決める

「会社の目標」と「各部署の目標」が決まった後に「個人の目標」を決める順番です。個人の目標を決める時は、あなたの目標を達成した後の姿をイメージする必要があります。

 

目標達成した後の姿

①自信に満ち溢れている姿
②新しい知識が身について満足している姿
③新たな挑戦をしている姿

 

その姿がイメージできる目標を設定しましょう。どんなに小さい事でもいいです。目標を設定して達成する事が大事なのです!どんな目標があるかは「6.目標設定の具体例」で解説します。



長期期間と短期期間の目標を立てる

目標を立てる期間

多くの目標は、1年後の目標を設定します。しかし、1年を小さく区切って目標を立てないと途中で間に合わない可能性があります。目標の区切り方を決めていきましょう!

 

長期目標を立てる

多くの場合は1年間の目標を決めます。まずは、大きな目標を決めていきましょう!目標の設定方法は【5.目標を立てる手順】で解説します。

 

長期目標のイメージは「長距離走」ではなく「短距離走の連続」です。

 

目標設定で「点と点を結んで線にする」にすると例えられる事が多いです。アドラー心理学で有名な「嫌われる勇気」では少し違う表現をしています。

 

 チョークで引いた線になる

「嫌われる勇気」では自分の経験を「点と点を線を繋ぐ」のではなく「点と点が密接になって線に見える」と例えています。チョークで線を引くと、遠くで見ると線に見えますが、近くで見ると点と点が密接になっているのが分かります。

 

一つ一つの点を意識して、業務目標に取り組んでいきましょう!

短期目標を立てる

業務を細分化して、業務目標を可能な限り細分化して、優先順位を作ります。1ヶ月毎でもいいので、それぞれの月に達成させる目標を作成します。

 

最初は目標を遅れてしまう事があるかもしれませんが、だんだんと解決するスキルが身についていくので、後半は余裕ができてきますよ!目標は日頃から意識をして、呼吸をするように無意識のうちに行動ができる事が重要です。

 

つぎに、目標を立てる手順を解説しますね。


目標を立てる5つのステップ

目標を立てる5つの手順
会社全体の目標が決まって、部署の目標が決まったら次は個人の目標を決める順番になります。

 

「あなたの決めた目標」と「他の人が決めた目標」を達成して、部署の目標が最大限に成果を出せる状態が必要です。

 

あなたの目標を達成するためには、他の人の協力が必要な場合が多いです。その関連性を解説していきますね。

1:部署の問題点を個人で確認

「会社の目標」と「部署の目標」が決まった後に「あなたの目標」を決める必要があります。

 

あなたの目標は「経理部書内の残業時間を月40時間から20時間にする」という目標を立てたと仮定しましょう。

 

次に部署の人員と話し合って「残業時間の月40時間に何をしているか」をまとめます。

 

もしかしたら、このタイミングで他の人がどんな業務をしているのか知るかもしれません。組織では、同じ部署でも他の人がどんな業務をしているか知らない事が多いんです。

 

経理業務については>>経理の仕事内容を知っていますか?ベテラン経理が要約して解説【初心者】で解説をしています。経理業務がどんな仕事をしているか理解できます。

2:個人で確認した課題を部署で発表

次に、あなたが業務時間を短縮できる業務を発表します。

 

例えば、経理業務は資料が届かないと、次に進めない業務がたくさんあります。まずは、部署内で頑張っても業務時間を短縮できない業務を洗い出します。

 

 業務改善が必要な業務

①請求書を部門別に分けるために、部門長に問い合わせた返答

②給与計算

③人件費振替の按分のもとになる資料

④請求書が届かない

 

この中で経理部門で業務時間を短縮する事が難しい業務は、今回は見送りましょう。まず、できることから始めまます。

3:問題点に部署で優先順位をつける

あなたが感じている問題点を発表して、部署全体で発生している問題をまとめましょう!

 

その中で、とても時間がかかるけど、改善をすれば大幅な業務があったとすれば、部署全員の知恵を絞って議論します。優先順位が高いですね!

 

「改善できそうなすべての業務に、どれくらいの時間が改善できるか?」を分類するのは難しいので、大雑把でも構いません。先ほど洗い出した問題点に優先順位をつけます。

 

 業務改善が必要な業務の優先順位

①優先順位2:請求書を部門別に分けるために、部門長に問い合わせた返答

②優先順位3:給与計算

③優先順位1:人件費振替の按分のもとになる資料

④優先順位4:請求書が届かない

4:優先順位の高い問題解決を課題にする

優先順位をつけた後に部署内で「どういった手順で業務改善をするか?」を議論します。

 

議論する事で、今まで知らなかった同じ部署の人の「強み」が分かったりします。

 

それぞれの「強み」がわかった後に、改善業務に担当者を決めて責任を明確にします。責任を押し付けるわけではなく、責任を明確にして責任感を持ってもらうためです。

 

業務改善が必要な4つの業務について、改善する方法があるかを検討していきましょう。

 

 ①請求書を部門別に分けるために、問い合わせた質問の返答待ち
→返答があったらすぐに会計ソフトに反映できるように、関数を使って準備する。振替データをCSVファイルにして、会計ソフトに自動で取り込めるようにする。

 

 ②給与計算が終わっていない
→仕訳を登録する際に、手で登録していた場合は、CSVファイルにして、会計ソフトに自動で取り込めるようにする。

 

 ③人件費振替の按分のもとになる資料がこない
→仕訳を登録する際に、手で登録していた場合は、CSVファイルにして、会計ソフトに自動で取り込めるようにする。

 

 ④請求書が届かない
→メールや電話で催促をする。業務短縮は難しいかもしれません。

 

ここで「部署の目標」と「個人の目標」が決まりました。最後に目標が本当に必要かを再確認します。

5:課題が部署で解決が必要か再確認

それぞれの役割分担が決まったら、最後に「課題が本当に問題を解決できるか?」を再度確認します。

 

議論をしていく中で、方向性がずれたまま進んでしまう事があります。方向性がずれたまま進んでしまうとゴールもずれてしまうので、念には念を入れて最後の確認をしましょう!

 

何事においても目標がズレてしまうと、どんなに頑張ってもいい結果が出ません。「正しい方向」で「正しい努力」で「正しい量」でやった時に、最大の効果が発揮されるのです。

 

次に具体的な3人が所属する経理部を仮定して、それぞれの目標を設定していきます。



目標設定の具体例

目標の具体例

 

最後に3人の経理事務を担当している社員に対して目標を設定します。

現状把握→課題を洗い出し→目標設定の流れで進めていきますね。

目標設定に必要な現状を知る

現状

経理部には3人所属しています。3人にはそれぞれ異なるスキルがあるので目標設定も異なります。目標設定をする時は、それぞれのスキルに適した目標設定が必要になります。

 

鈴木さん:最近入社をしたばかり。簿記の知識はない。

佐藤さん:簿記の知識はあるが、感覚で業務をしてしまう。ミスが多い。

田中さん:簿記の知識があり、業務もミスなく進める。PC操作が得意。

 

組織では色々なスキルを持つ人が集まっています。それぞれのスキルを活かせる業務目標が必要になります。

目標設定に必要な課題を考える

課題

現状で改善すべき業務を洗い出しましょう。文書化されていれば分かりやすいですが、特定の業務は特定の担当者しか知らない場合があるので、全て共有する必要があります。

 

①普段の業務で知識の不足を感じており、取引が発生するたびに、手が止まる。

②月次の時に、ミスが多く確認作業に時間がかかり、残業時間が増えてしまう。

③月次・決算資料を紙で保管しており、場所と印刷代がコストとして発生している。

 

そこで、3つの改善点に対して目標設定をして、現状を改善していきます。

目標の役割設定

それでは、それぞれの課題から目標を設定してきます。各人の弱みと強みを洗い出して、課題と結び付けましょう!

 

目標設定を決める

①普段の業務で知識の不足を感じており、取引が発生するたびに、手が止まる

①問題点:入社したばかりで、「簿記の知識」と「経験」がない
②解決方法:業務に必要な知識を身につけて、業務を経験をする
③結果:調べる時間が減少して、業務がスムーズにできる

鈴木さんの目標設定:業務に必要な簿記の知識を身につけて、その知識をもとに業務をする

②月次の時に、ミスが多く確認作業に時間がかかり、残業時間が増えてしまう

①問題点:慣れていない業務に対して、パニックになりミスが増える
②解決方法:月次業務の業務マニュアルを見直して、現状に合わせて更新をする
③結果:マニュアル通りに業務をして、ミスをなくせる

佐藤さんの目標設定:月次業務マニュアルを見直す

③月次・決算資料を紙で保管しており、場所と印刷代がコストとして発生している

①問題点:コスト削減が必要
②解決方法:「PCの知識がある」から書類のデータ化を見直す。
③結果:印刷代等のコスト削減ができる。

田中さんの目標設定:ペーパレス化する

 

それぞれの目標が決まりました。それでは目標を達成するために「SMART」を設定します!

資格を取得する

鈴木さんの目標

S:資格を取得して知識を増やす
M:資格に合格する
A:業務時間中に週5時間勉強する
R:知識の向上することにより、経営陣の問いに対応ができる
T:1年間

月次業務マニュアルを見直す

佐藤さんの目標

S:ミスをなくすため月次業務マニュアルを見直す
M:見直した業務マニュアルをもとに業務をすればミスがなくなる
A:毎月の月次で達成度を確認できる
R:ミスをなくすことで、正しい数値を報告できる
T:1年間

ペーパーレス化をする

田中さんの目標

S:ペーパーレス化をして費用削減
M:紙書類で保管している月次資料をデータ化する
A:データを印刷して紙で保管していたので、データは存在している
R:部署の費用削減
T:1年間

目標設定の具体例のまとめ

3人の目標がまとまりました。

 

今回は1年間で経理部の3つの課題に対して目標設定をしました。1年後にそれぞれの目標が達成されたか確認をして、次回も同じように目標設定をして達成されたか確認します。

 

目標達成は仕事では必ず必要なので、毎年毎年更新する必要があります。

 

新しい発見がありますよ

部署内で目標設定をすると、他の社員が「どんな業務をしている」「どんな事が得意・不得意」かをお互いが知らないことに気づきます。

 

同じ環境で働いていても、お互いのことを知らない事が多いです。お互いを知る事で、困っている時に助けたり、ミスが起こった時に「なぜ起こったか?」が理解しやすくなります。

 

これは本来の目的ではないですが、一緒に働くのであれば、良い人間関係のほうが自分の知らない話ができて、価値観が広がりますよね。

 

長い時間一緒にいるので、成長できる時間を過ごしましょう!


会社で目標設定するまとめ

目標設定のまとめ

目標を設定するということは、あなたの「なりたい自分」に成長することです。目標を適当に設定しても、時は進んでいきます。そしてなんとなくの時間を過ごしてしまいます。

 

同じ時間を過ごすのであれば「充実した時間を過ごしたな」と感じるのが良いのは、みんなが思うことです。

 

意識を変えることは難しいですが、変えることによって得られる体験は、人生を豊かにするので、小さいことから始めてみましょう!

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