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会社で目標を達成する方法【未来をイメージしよう】

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会社で目標を達成する方法【未来をイメージしよう】

考えている人
今回の目標設定どうしようかな?難しい・・・

 

その問いに回答すると・・・

最初の準備が重要です!

 

その理由を、私の経歴を紹介した後に、紹介します。

 

著者の経験

ポイント

経理歴15年
連結決算歴5年
転職回数1回

 

会社で働いていると、毎年目標設定をして、その結果で評価されます。
目標設定はいろいろありますよね。

 

目標設定

「資格を取得する」

「残業時間を少なくする」

「業務効率化をする」

「ペーパーレス化をする」

「他の部署に貢献をする」

「業務マニュアルを見直す」

それらは、あなたが目指している今後の将来像をイメージして、考えるのが良いです!

 

目標を残業時間を少なくする事にしたとします。「なぜ残業時間を少なくするんだろう?」それは自分の時間を増やして「自己投資の時間」「趣味の時間」「仲間との時間」などの大事な時間を過ごすためです。

 

あくまでも残業を少なくすることは、「手段」であり、「目的」ではない事を理解しましょう!

 

それでは、目標設定する手順と、注意事項を紹介します!


1.なぜ目標を立てるか?

なぜ

かなえもん
そもそも、何で目標を立てる必要があるんだろう?

 

「目標立てるのは面倒だから、適当に決めるか・・・」と考える人がいるかもしれません。たしかに、達成できなかった時は、評価が下がるかもしれないので、高い目標は立てにくいです。

 

HRBrainが一般社員600人を対象に行ったアンケート調査で、約78%の社員「その場しのぎで目標設定をした事がある」と回答しました。
目標を立てる
出典:HRBrain

 

この数字から見て分かる通り、多くの人は「その場しのぎで目標を設定した事がある」と思います。わたしも、会社が形式的に目標設定している時があったのですが、その時は達成できる無難な目標を決めてしまいました・・・

 

しかし、多くの会社が何かしらの課題を持っていて、あなた自身も目標を設定する事で、仕事を通して成長する事ができます。

 

あなたは今までで「あの時勉強しておけばよかったな・・・」「あの時もっと遊んでおけばよかったな・・・」と思うことは、ありませでしたか?「あの時に戻れるなら戻りたい・・・」そう思った時は、1年後のあなたを想像してください。

 

目標を明確に考えてなかった・・・どうせやるなら、ちゃんと考えればよかった・・・いま、目標を明確に考えなかった事を後悔して「あの頃に戻れるなら戻りたい・・・」と思うかもしれません。

 

そう考えると、いま目標を立てないことは、後悔するかもしれないのです!

 

目標を立てることは、そんに時間がかかる事ではないですよね。一度、立ててみましょう!

 

前置きが長くなりましたが、まずは、目標を立てることによる、会社側のメリットと個人のメリットを紹介します!

1-1.会社側のメリット

会社側のメリットは「会社の方向性と、従業員の方向性の関連性を取る」ことです。

 

常に会社の方向性や価値観を発信している会社は少ないです。中には、会社理念がなく、会社が何を目標に存在しているのかわからなくて、従業員が会社に愛着がわかなく、仕事に真剣に取り組めない会社があります

 

部活動でも、顧問が目標を設定してくれずに、野放しにしてくると、楽な時間は過ごせますが、記憶に鮮明に残る経験はできません。

 

従業員にとって、会社の中で「頑張りたい!」と思う事ができるのは、会社が正しい方向性を示してくれた時です。

 

最高の形は、「①会社が方向性を示してくれる」「②従業員も同じ方向性の目標を立てる」「③従業員の目標が明確にる」「④社内が活気に満ち溢れる」です。

1-2.個人のメリット

個人のメリットは「成長する機会を作れる」ことです。

 

目標を達成できなくても「次は頑張ろう」で終わるかもしれません。しかし、あなたが「これを目標にします!」といった事を達成できないのは、あなたの自信を失うかもしれません・・・。

 

目標が達成できると、あなたの自信になり、次は「新しい目標」に挑戦する事ができます。あなたが今後も「スキルを身につけたい」という向上心があるのであれば、目標を設定して、達成する事に大きな意味があります。

1-3.かなえもんの体験談

かなえもん
ここで、わたしが過去に作成した目標について紹介しますね!

 

一番鮮明に覚えている目標は、「業務マニュアルの作成」です。

 

担当業務に業務マニュアルがなく、すべて口頭で引き継ぎが行われていました。口頭で引き継ぎをしてしまうと、話す人の能力によって、業務を引き継ぐ人の理解が変わってしまいます

 

さらに、引き継がれた内容を自分流に変えてしまって、当初の目的がわからなくなった資料もありました・・・

 

そこで私は、担当している業務について、全て業務マニュアルを作成して、それをみれば誰でもその業務ができるようになりました!のちに紹介しますが、目標設定の方法として「SMART」があります。それに当てはめてみますね。

 

SMART

[S]業務マニュアルを作成して、誰でも同じ結果が残せるように仕組みを作る
[M]業務マニュアルの精度が高ければ、質問なしで業務を進める事ができる
[A]その業務を初めて見る人に、業務マニュアルを見てもらう
[R]文章だけで、だれでも熟練者と同じ結果が出せる
[T]1年という期間を目標とする

1年後には、業務マニュアルを作成して、新しい人に引き継ぐ時は、そのマニュアルを見てもらいました。その結果、わたしが業務をするのと同じ内容になりました!

 

ある程度仕事ができてくると、業務マニュアルを無視して、その場の状況で判断する事があります。

 

その結果、過去と同じ事象が起きているのに、違った判断をしている事があります。それが判明した時点で、過去を思い出して、資料を作り直す・・・といった作業は非常に時間がもったいないです。

 

慣れてくると、基本を忘れてしまうので、基本を思い出せるツールは必要だと感じました!


2.目標を立てるツール

手順

かなえもん
目標を立てる重要性と、手段を見ていきましょう!

 

目標を立てる重要性は、経営学者であるP・F・ドラッカー氏が、次のように発言しています。

何もかもできる組織はない。金があっても人がいない。優先順位が必要である。あらゆることを少しずつ手がけることは最悪である。いかなる成果もあげられない。間違った優先順位でも、ないよりはましである。
〜〜P・F・ドラッカー〜〜

組織においては、目標を設定して、優先順をつけていく事が重要になります。

 

それでは、目標設定のツールを紹介しますね!

2-1.OKR【Objectives and Key Results】

「OKR」とは【Objective and Key Result】の略称です。日本語では「目標」「主要な結果」と訳されます。

 

「OKR」のメリットは、会社・チーム・個人の目標を連動させやすいという点にあります。名前の通り、目標(Objective)と成果指標(Key Results)の2点を設定し運用をすることで、個人のパフォーマンス組織のパフォーマンスを連動させます。

 

少しストレッチなギリギリの目標を設定することが重要です。数値としては、最終的な達成割合が60%から70%程度になるような目標設定が理想とされています。

 

これ以上に高い数値が実績として出てくる場合、大前提である「少しストレッチなギリギリの目標」の設定が出来ていないということになります。

 

「OKR」は、Google社で使っていました。目標に向けてみんなが真剣に取り組むために、それぞれの目標を見られるように公開をして、目標に対して高い意識を持つ取り組みをしています。

簡単な例え

目標

Chromeブラウザのユーザー数を2,000万人に設定をする
Chromeブラウザのユーザー数を5,000万人に設定をする
Chromeブラウザのユーザー数を10,000万人に設定をする

この例は、Google社のスンダー・ピチャイが掲げた目標を例にしています。彼は2008年〜2010年にChromeのユーザー数を目標にしました。

目標の結果

2008年目の目標:2,000万人
結果は、1,000万人未満

2009年目の目標:5,000万人
結果は、3,700万人

2010年目の目標:10,000万人
結果は、11,100万人

これは、ハッピーエンドだから良いのではなく、注意深く正しい目標を選び何年もそれを追い続けた事です!

2-2.KPI・KGI

「KPI」【Key Performance Indicators】の略で「重要業績評価指標」と呼ばれています。

 

分かりやすく説明すると、組織の達成目標(売上高など)に対して、目標達成度合いを評価する評価指標です。目標達成に向けたプロセスにおける達成度を把握し評価するための「中間目標」として非常に有効なのが「KPI」です。

 

KPIを適切に設定することで、目標が明確になり、チーム内の方向性が統一されます。「KPI」を設定しておくことは、後に控える最終目標達成のための重要な要素なのです。

 

「KGI」【Key Goal Indicator】の略で「重要目標達成指標」と呼ばれています。

 

「KPI」「KGI」の大きな違いは「KPI」「中間目標」であるのに対し、「KGI」「最終目標」であるという点です。「KPI」は目標を達成するための「過程」「KGI」「ゴール」にあたります。

まずは「KGI」を決定し、その「KGI」を適切に分解して、戦略としての「KPI」を定める必要があります。

 

簡単な例え

KGI:早く帰れるようにする、残業時間を月40時間→20時間にする
KPI:ダブり作業が多いので無駄をなくす

 

2-3.SMART

目標設定の5つのポイントとして表される「SMART」があります。それぞれの頭文字を紹介します。

 

Specific(具体的)

Measurable(測定可能)を意味する

AchievableまたはAttainable(達成可能)

Relevant(関連性のある)

Time-bound(期限のある)

 

簡単な例え

例え

S:早く帰れるようにする
M:残業時間を月40時間→20時間にする
A:ダブり作業が多いので無駄をなくせる
R:人件費が削減できる<
T:1年間



3.目標が決まる順番

順番

かなえもん
目標を立てる順番は重要ですよ!間違えると二度手間になります

 

【1.なぜ目標を立てるのか?】で紹介した「会社の目標」「個人の目標」の関連性を紹介します。

 3-1.会社全体の目標が決まる

まずは「会社全体の目標」を決めてもらう必要があります。

 

先に個人の目標を設定しても、あとで会社の目標を決めて、方向性が違う場合は、再度個人の目標を設定し直す必要があります。個人の目標で「教育訓練の強化」としているのに、会社が「教育訓練費の削減」を目標にしてしまったら、相反してしまいます・・・

 

会社の目標が、あなたにとって理解し難いものになるかもしれません。しかし、会社の目標を変える事は従業員では難しいのです。入社して間もないのであれば、会社の目標を信じてみるのが良いですよ。

 

目標期間が終わってみて、納得ができなければ、上司に相談をして、意見を伝えるのがいいですね。

 

会社は従業員とは違う視点で仕事をしているので、方向性が違う事があります。方向性が違うことが多くなった場合は、あなたの考えに近い会社はたくさんあるので、転職を考えるのも良いです

 3-2.各部署の目標が決まる

会社の目標が決まった後に、各部署の目標を設定します。まだ、個人の目標を決める段階ではありません

 

会社の目標と同じく、各部署の責任者が「部署の最適化」を考えているので、その考えを元に個人の目標を設定する必要があります。

 

個人の目標で「書類の電子化」を考えていても、上司がその目標を同じ部署の違う人に設定したいと考えていた場合、どちらかが譲らなければなりません。上司の場合は多少の融通は聞きますが、あなたの意見が通らない事があります。上司の考えが、あなたにとって納得できなかった場合、今後の関係性に影響が出ます。

 

上司は従業員と違う視点で、部署全体のことを考えているので、上司の考えを受け入れてみるのが良いです。ただ、今後も報告性が違う事が多くなった場合は、あなたの考えに近い会社はたくさんあるので、転職を考えるのも良いです

 3-3.個人の目標を決める

会社の目標と、各部署の目標が決まった後に、個人の目標を決める順番です。やっと回ってきました!個人の目標を決める時は、あなたの目標を達成した後の姿を「イメージ」する必要があります。

目標達成した後の姿

ポイント

自信に満ち溢れている姿
新しい知識が身について満足している姿
新たな挑戦をしている姿

その姿がイメージできる目標を設定しましょう。どんなに小さい事でもいいです。目標を設定して達成する事が大事なのです!

 

どんな目標があるかは「6.目標設定の具体例」で紹介します。


4.目標を立てる期間

期間

かなえもん
目標は一つでも、期間を区切った方がいいですよ!

 

多くの目標は、1年後の目標を設定します。しかし、1年を小さく区切って目標を立てないと、途中で間に合わない可能性があります。目標の区切り方を決めていきましょう!

 4-1.長期目標

多くの場合は1年間の目標を決めます。まずは、大きな目標を決めていきましょう!目標の設定の仕方は【5.目標を立てる手順】で紹介します。

 

長期目標のイメージは「長距離走」ではなく「短距離走の連続」です。

 

アドラー心理学では自分の経験を「点と点を線を繋ぐ」のではなく「点と点が密接になって線に見える」と例えています。チョークで線を引くと、遠くで見ると線に見えますが、近くで見ると点と点が密接になっているのが分かります。

 

一つ一つの点を意識して、業務目標に取り組んでいきましょう!

 4-2.短期目標

業務を細分化して、業務目標を可能な限り細分化して、優先順位を作ります。1ヶ月毎でもいいので、それぞれの月に達成させる目標を作成します。

 

最初は目標を遅れてしまう事があるかもしれませんが、だんだんと解決するスキルが身についていくので、後半は余裕ができてきますよ!

 

つぎに、目標を立てる手順を紹介していきます。


5.目標を立てる手順

考え方

かなえもん
あとはどんな目標を設定するか、決めていきましょう!

 

目標に着手する前に「業務短縮を大幅に改善」するための、新たなスキルを紹介します!

 

単純作業が多い場合は「VBA」を使って業務短縮するのが良いです。VBAは10時間ほど学習すれば、基本的な動作は使えるようになります。10時間学習することにより、毎月の残業時間が20時間短くなると考えれば、とても価値のある学習になります。

 

最初の1ヶ月は価値のある学習をするのが良いですよ!

 

業務短縮に必要な知識が身についたら、優先順位の高い順番に改善をしていきましょう!

 5-1.部署の問題点を個人で確認

会社の目標と、部署の目標が決まった後に、あなたがやるべき目標を決める必要があります。

 

ここからは「部署の残業時間を月40時間から20時間にする」という目標を立てたとします。

 

次に部署の人員と話し合って「残業時間の月40時間に何をしているか」をまとめます。

 

もしかしたら、このタイミングで他の人がどんな業務をしているのかを、知ることになるかもしれません。組織では、同じ部署でも他の人がどんな業務をしているか、知らない事が多いんです

 5-2.個人で確認した課題を部署で発表

次に、あなたが業務時間を短縮できる業務を発表します。例えば、経理業務は資料が届かないと、次に進めない業務がたくさんあります。

経理で作成しない資料

ポイント

請求書を部門別に分けるために、部門長に問い合わせた質問の返答待ち
給与計算が終わっていない
人件費振替の按分のもとになる資料がこない
請求書が届かない

経理部門だけでは、業務時間を短縮する事が難しい業務は、今回は見送りましょう。

 5-3.問題点に部署で優先順位をつける

あなたが感じている問題点を発表して、部署全体で発生している問題をまとめましょう!

 

その中で、とても時間がかかるけど、改善をすれば大幅な業務があったとすれば、部署全員の知恵を絞って議論します。優先順位が高いですね!

 

「改善できそうなすべての業務に、どれくらいの時間が改善できるか?」を分類するのは難しいので、大雑把でも構いません。

 

ポイント

・優先順位2:請求書を部門別に分けるために、問い合わせた質問の返答待ち

・優先順位3:給与計算が終わっていない

・優先順位1:人件費振替の按分のもとになる資料がこない

・優先順位✖️:請求書が届かない

 5-4.優先順位の高い問題解決を課題にする

優先順位をつけた後に、「どういった手順で業務改善をするか?」議論します。

 

議論する事で、今まで知らなかった、同じ部署の人の「強み」が分かったりします。

 

それぞれの「強み」がわかった後に、改善業務に担当者を決めて、責任を明確にします。責任を押し付けるわけではなく、責任を明確にして、責任感を持ってもらうためです。

 

・請求書を部門別に分けるために、問い合わせた質問の返答待ち
→返答があったらすぐに会計ソフトに反映できるように、関数を使って準備する。振替データをCSVファイルにして、会計ソフトに自動で取り込めるようにする。

・給与計算が終わっていない
→仕訳を登録する際に、手で登録していた場合は、CSVファイルにして、会計ソフトに自動で取り込めるようにする。

・人件費振替の按分のもとになる資料がこない
→仕訳を登録する際に、手で登録していた場合は、CSVファイルにして、会計ソフトに自動で取り込めるようにする。

・請求書が届かない
→メールや電話で催促をする。業務短縮は難しいかもしれません。

 5-5.その課題が部署にとって解決が必要か再確認

それぞれの役割分担が決まったら、最後に「課題が本当に問題を解決できるか?」を確認します。

 

議論をしていく中で、方向性がずれたまま進んでしまう事があります。方向性がずれたまま進んでしまうと、ゴールもずれてしまうので、念には念を入れて、最後の確認をしましょう!


6.目標設定の具体例

例題

かなえもん
ここまで、目標設定について紹介してきました。次に、実際に会社で起こっている、改善事項について、目標を立てて解決しましょう!

 

現状

現状

部署には3人所属している。

鈴木さん:最近入社をしたばかり。簿記の知識はない。

佐藤さん:簿記の知識はあるが、感覚で業務をしてしまう。ミスが多い。

田中さん:簿記の知識があり、業務もミスなく進める。PC操作が得意。

 

課題

課題

①普段の業務で知識の不足を感じており、取引が発生するたびに、手が止まる。

②月次の時に、ミスが多く確認作業に時間がかかり、残業時間が増えてしまう。

③月次・決算資料を紙で保管しており、場所と印刷代がコストとして発生している。

そこで、3つの目標設定をして、現状を改善していきます。

 

 6-1.目標の役割設定

それでは、課題から、それぞれの目標を設定してきます。部員の弱みと強みを洗い出して、課題と結び付けましょう!

目標設定

①普段の業務で知識の不足を感じており、取引が発生するたびに、手が止まる

鈴木さんは入社したばかりで、「簿記の知識」「経験」がない。
業務に必要な知識を身につけて、業務を経験をする。
そうすると、調べる時間が減少して、業務がスムーズにできる。

鈴木さんの目標設定:資格を取得する

②月次の時に、ミスが多く確認作業に時間がかかり、残業時間が増えてしまう。

佐藤さんは慣れていない業務に対して、パニックになりミスが増えてしまう
月次業務は「ルーティン」なので業務マニュアルを見直して、現状に合わせて更新をする。
マニュアル通りに業務をして、ミスをなくせる。

佐藤さんの目標設定:月次業務マニュアルを見直す

③月次・決算資料を紙で保管しており、場所と印刷代がコストとして発生している

田中さんは、業務に関する知識は十分にある
「PCの知識がある」ので書類のデータ化を見直す。
印刷代等のコスト削減ができる。

田中さんの目標設定:ペーパレス化する

それぞれの目標が決まりました。それでは目標を達成するために「SMART」を設定します!

 6-2.資格を取得する

鈴木さんの目標

ポイント

S:資格を取得して知識を増やす
M:資格に合格する
A:業務時間中に週5時間勉強する
R:知識の向上することにより、経営陣の問いに対応ができる
T:1年間

 6-3.月次業務マニュアルを見直す

佐藤さんの目標

ポイント

S:ミスをなくすため月次業務マニュアルを見直す
M:見直した業務マニュアルをもとに業務をすればミスがなくなる
A:毎月の月次で達成度を確認できる
R:ミスをなくすことで、正しい数値を報告できる
T:1年間

 6-4.ペーパーレス化をする

田中さんの目標

ポイント

S:ペーパーレス化をして費用削減
M:紙書類で保管している月次資料をデータ化する
A:データを印刷して紙で保管していたので、データは存在している
R:部署の費用削減
T:1年間

 6-5.目標設定の具体例のまとめ

それぞれの目標がまとまりました。

 

もしかしたら、部員が「どんな業務をしていて」「どんな事が得意・不得意か」をお互いが知らなかったかもしれません。

 

同じ環境で働いていても、お互いのことを知らない事が多いです。お互いを知る事で、困っている時に助けたり、ミスが起こった時に「なぜ起こったか?」が理解しやすくなります。

 

これは本来の目的ではないですが、一緒に働くのであれば、良い人間関係のほうが、自分の知らない話ができて、価値観が広がりますよね。

 

長い時間一緒にいるので、成長できる時間を過ごしましょう!


7.会社で目標設定するまとめ

要約

かなえもん
あなたの目標は決まりそうですか?

 

話をまとめていきますね。

 

1.なぜ目標を立てるか?
1-1.会社側のメリット
1-2.個人のメリット
1-3.かなえもんの体験談
2.目標を立てるツール
2-1.OKR
2-2.KPI
2-3.SMART
3.目標が決まる順番
3-1.会社全体の目標が決まる
3-2.各部署の目標が決まる
3-3.個人の目標を決める
4.目標を立てる期間
4-1.長期目標
4-2.短期目標
5.目標を立てる手順
5-1.部署の問題点を個人で確認
5-2.個人で確認した課題を部署で発表
5-3.問題点に部署で優先順位をつける
5-4.優先順位の高い問題解決を課題にする
5-5.その課題がとって解決が必要か再確認
6.目標設定の具体例
6-1.資格を取得する
6-2.業務マニュアルを見直す
6-3.ペーパーレス化をする

目標を設定するということは、あなたの「なりたい自分」に成長するということです。

 

目標を適当に設定しても、時は進んでいきます。そしてなんとなくの時間を過ごしてしまいます・・・

 

同じ時間を過ごすのであれば「充実した時間を過ごしたな」と感じるのが良いのは、みんなが思うことです。

 

意識を変えることは難しいですが、変えることによって得られる体験は、人生を豊かにするので、小さいことから始めてみましょう!

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